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SAP R/3 und SAP ERP aus Sicht des BR/PRLetzte Bearbeitung: 11.11.2011 ÜbersichtAktuelle Seminare
AllgemeinesSAP ERP (bzw. die Vorgängersoftware SAP R/3) ist eine sehr komplexe Software, die versucht, für alle betriebswirtschaftlichen Bereiche einer Firma eine Lösung anzubieten. Sie ist sehr weit verbreitet - es dürfte kaum noch eine etwas größere Firma geben, die SAP ERP nicht einsetzt. SAP ERP ist in einzelne Module aufgeteilt; die wichtigsten sind:
Technisch gesehen, basiert SAP ERP auf einer 3-stufigen Client-Server-Architektur mit einer zentralen, tabellenorientierten Datenbank (ORACLE, INFORMIX etc.) Die Einführung von SAP ERP ist ein komplexer Prozess, der sich im allgemeinen über mehrere Monate oder noch länger hinzieht. Es geht dabei darum, die gewachsenen Strukturen, Abläufe, Zuständigkeiten - kurz: die Ablauforganisation - der Firma und die in SAP ERP hinterlegte Ablauforganisation zur Deckung zu bringen. Dieser Einführungsprozess ist meist mit einer großen zusätzlichen Belastung der betroffenen Beschäftigten verbunden - viele müssen häufig über einen langen Zeitraum nicht unbeträchtliche Mehrarbeit (neben ihrer normalen Arbeit) leisten, um die neuen Zusatzaufgaben bewältigen zu können. Die Entscheidung einer Firma für SAP ist von großer Bedeutung: Die Firma wird über viele Jahre mit SAP leben müssen, und die Firma und damit auch die Arbeitsplätze vieler MitarbeiterInnen wird sich im Zuge der SAP- Einführung und danach erheblich verändern - ob zum Positiven oder zum Negativen, sei dahingestellt. Deshalb ist jeder Betriebs- und Personalrat gut beraten, sich schon bei der Einführung von SAP intensiv damit auseinander zu setzen, damit das ganze nicht auf dem Rücken der Beschäftigten ausgetragen wird. Zur Umstellung von SAP ERP auf SAP ERP habe ich in der Zeitschrift 'Computer und Arbeit' (4/2007) einen ausführlichen Aufsatz geschrieben, der unter Download als pdf-Datei herunter geladen werden kann (ca. 169 KB). Im folgenden wird auf einige Punkte näher eingegangen und es wird auf aktuelle Seminare, wichtige Literatur etc. hingewiesen. Typische ProblemeWenn SAP ERP eingeführt wird, hat dies zahlreiche Auswirkungen auf die Beschäftigten. Allerdings kann man nicht pauschal vorhersagen, was passieren wird - denn das hängt von vielen Faktoren ab. Aber man kann einige Problembereiche benennen, die immer wieder auftauchen und mit denen sich der BR/PR auseinandersetzen sollte. ÜbersichtLeistungs-/Verhaltenskontrolle, Datenschutz Aktive Nutzung von SAP durch den BR/PR Leistungs-/Verhaltenskontrolle, DatenschutzIn SAP ERP werden an zahlreichen Stellen Daten der MitarbeiterInnen gespeichert, und zwar unabhängig davon, welche konkreten Module eingesetzt werden. Dies fängt schon an, wenn man sich mit seinem Benutzernamen anmeldet, geht weiter über den Aufruf von sog. Reports oder Transaktionen und endet noch lange nicht mit der automatischen Erfassung, wer wann welche Daten geändert hat (die sog. Benutzerkennung). Darüber hinaus gibt es bestimmte Module, in denen massiv Personaldaten erfasst und gespeichert werden - allen voran HR, das Personalwirtschaftsmodul. Alle diese Daten der Beschäftigten können ausgewertet und somit zu einer Leistungs- oder Verhaltenskontrolle genutzt werden - auch wenn dies in Deutschland bisher eher selten vorkommen dürfte. Man könnte dann z.B. genau feststellen, wann sich ein Mitarbeiter beim System angemeldet hat, wann er welche Transaktionen oder Reports aufgerufen hat und wann er sich wieder abmeldet. Alle diese Daten unterliegen natürlich auch dem Datenschutz und den entsprechenden Datenschutzgesetzen (z.B. dem BDSG für den privaten Bereich), für deren Einhaltung der Arbeitgeber verantwortlich ist. Der Betriebs- bzw. Personalrat wiederum ist verpflichtet, die Einhaltung dieser Gesetze zu kontrollieren. QualifizierungEine gute und umfassende Qualifizierung der späteren BenutzerInnen von SAP ist eine Grundvoraussetzung, damit SAP hinterher auch gut funktioniert. Doch die Praxis zeigt, dass genau daran häufig gespart wird. Viele Arbeitgeber meinen, eine oberflächliche Schmalspur-Qualifizierung ('wenn die Maske kommt, müssen Sie F3 drücken' - ohne dass der Anwender weiß, was dahinter steckt und was er damit auslöst) würde ausreichen, oder sie praktizieren das sog. 'Schneeballprinzip': Nur einige Anwender werden auf Schulung geschickt, und diese sollen dann ihren KollegInnen hinterher erklären, wies geht. Vergleichbar ist das damit, dass man einen Schüler der 3. Klasse auffordert, den Erstklässlern das Lesen beizubringen, denn er kann es ja schon. Die Folge davon sind dann einerseits viele Fehler, die Anwender machen und die teilweise schwerwiegende Folgen für die Firma haben, andererseits aber auch eine stark erhöhte Belastung der AnwenderInnen, denn die Arbeit muss ja erledigt werden. ArbeitsorganisationSAP ERP wird meist in massiver Weise die Arbeitsorganisation, die Arbeitsabläufe, die Zuständigkeiten etc. verändern - ob zum positiven oder zum negativen, lässt sich so pauschal nicht beantworten. Deshalb sollte man immer genau prüfen, was sich voraussichtlich ändern wird, und wer dabei die Gewinner und wer die Verlierer sind - häufig wird es beide geben, sowohl in verschiedenen als auch in der gleichen Abteilung. Die Kunst besteht darin, einerseits die Vorteile, die SAP ERP für die Gewinner hat (deren Arbeit z.B. interessanter wird oder die mehr Verantwortung übernehmen müssen) zu bewahren, andererseits aber dafür zu sorgen, dass es möglichst wenig oder gar keine Verlierer geben wird, und, wenn sie nicht zu vermeiden sind, diese möglichst wenig verlieren. Software-ErgonomieDie zentrale Frage der Software-Ergonomie lautet: Ist das Produkt gebrauchstauglich? Kann der Anwender seine Aufgaben damit erledigen, und zwar mit möglichst geringem Aufwand und ohne unnötige Belastung? Ob SAP ERP diese Anforderung erfüllt, lässt sich nicht ohne weiteres beantworten - dies hängt von vielen Faktoren ab und sieht je nach Betrieb und Einführungsstrategie anders aus. Auf jeden Fall gibt es bei SAP viele 'Rädchen', Einstellmöglichkeiten, die die tägliche Arbeit erleichtern - aber auch erschweren können. Das Argument 'SAP ist eine Standard-Software und deshalb muss man mit den Mängeln leben' ist so jedenfalls nicht richtig - gerade die sehr flexible Anpassbarkeit von SAP ist immer wieder ein zentrales Verkaufsargument des Herstellers. Ein ganz wichtiges Problem, über das viele Anwender von SAP klagen, sind die viel zu langen Antwortzeiten: Oft dauert es 10, 20 oder noch mehr Sekunden, bis eine ausgefüllte Maske wieder eingabebereit ist. Auch das ist eine Frage der Software-Ergonomie: Antwortzeiten, die im Durchschnitt wesentlich länger als 2-3 Sekunden sind, belasten den Anwender stark und machen die Arbeit ineffizient. Eine Verbesserung der Antwortzeiten ist möglich: Man muss genau analysieren, woran es liegt (dazu stellt SAP selbst Hilfsmittel bereit) und dann z.B. die Hardware aufrüsten oder die Software besser einstellen. Das kostet Geld - aber bei weitem weniger, als wenn alle Anwender tagaus und tagein immer wieder tatenlos (aber trotzdem gestresst) herumsitzen und warten, bis das System wieder reagiert. RationalisierungSAP ERP ist, wie alle Software, ein Rationalisierungsinstrument. Die Firma, die SAP einsetzt, erwartet auf längere Sicht Einsparungen, v. a. auch im Personalbereich. Trotzdem ist die Angst vor betriebsbedingten Kündigungen im Zusammenhang mit SAP meist unbegründet. Die Einführung von SAP zieht sich über einen so langen Zeitraum hin (meist dauert es ein Jahr oder noch länger, bis alles 'rund' läuft), dass eventuelle Personaleinsparungen durch die 'natürliche' Fluktuation aufgefangen werden kann. Aufpassen sollte man allerdings trotzdem: Einzelne Arbeitsplätze, v. a. dort, wo es um Datenerfassung geht, können mit der Produktivsetzung von SAP schlagartig wegfallen. Wenn man dann nicht vorgesorgt hat (z. B. durch entsprechende Weiterqualifizierung), hat der oder die betreffende Beschäftigte plötzlich keine Arbeit mehr. EinführungsprozessDie Einführung von SAP ERP ist ein umfangreicher und langwieriger Prozess, an dem sich zahlreiche MitarbeiterInnen aus den Fachabteilungen beteiligen müssen. Da sie aber meist auch noch ihre bisherige Arbeit erledigen müssen, führt dies häufig dazu, dass sie über einen längeren Zeitraum (mehrere Monate) massiv überlastet werden. Sie haben dann eine 50- oder 60-Stunden-Woche, müssen häufig auch Samstags und manchmal auch Sonntags arbeiten. Damit solche unzumutbaren Zustände gar nicht erst eintreten, sollte der Betriebs-/Personalrat darauf drängen, dass schon zu Projektbeginn die zu erwartende Belastung analysiert wird und rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Er sollte auch prüfen, ob die bestehenden Arbeitszeitvereinbarungen noch für ein solches Projekt passen: Es darf z.B. nicht passieren, dass den Projektmitarbeitern die Stunden, die sie projektbedingt in einem Monat mehr arbeiten, bei der Übertragung auf den nächsten Monat gestrichen werden. Aktive Nutzung von SAP durch den BR/PRDie Problematik eines Systems wie SAP ERP erschöpft sich nicht in der möglichen Kontrolle der MitarbeiterInnen. SAP ERP ist vor allem auch ein Werkzeug für den Arbeitgeber, um Abläufe, Zahlen und Beschäftigte transparent zu machen, um daraus dann Firmenstrategien ableiten zu können. Warum sollte sich nicht auch der Betriebs- oder Personalrat dieses Werkzeugs bedienen, um Informationen für seine strategischen Überlegungen zu gewinnen? Ein umfangreicher Aufsatz zur dieser komplexen Thematik kann als pdf-Datei (149 KB) herunter geladen werden. Rechte des BetriebsratsInformationsrechte:
Mitbestimmungsrechte:
Nutzung durch den BR
KontrollmöglichkeitenWas nutzt die beste Betriebsvereinbarung, wenn sie nicht umgesetzt und kontrolliert wird? Diese altbekannte Weisheit gilt natürlich auch für SAP ERP. Das Recht dazu hat der BR/PR praktisch uneingeschränkt (s. oben), das Problem liegt eher darin, wie die Kontrolle durchgeführt werden kann. Ein Punkt ist von vornherein klar: Ein so komplexes System wie SAP ERP nur 'nach Aktenlage' kontrollieren zu wollen, ist ziemlich hoffnungslos. Der einzig sinnvolle Ansatz besteht darin, dass der BR/PR einen (lesenden) online-Zugriff auf SAP erhält, um sich gezielt bestimmte Informationen und Auswertungen besorgen zu können. Dies setzt allerdings voraus, dass sich der BR/PR auch einigermaßen mit SAP ERP auskennt - sowohl, was die Bedienung als auch was die Hintergründe betrifft. Dieses Wissen kann man sich in Seminaren aneignen (s. oben), und es gibt mittlerweile recht gute Literatur dazu Eine ausführliche Darstellung dieser Problematik findet sich auch in dem Aufsatz 'SAP kontrollieren - aber wie?', der als pdf-Datei (227 KB) herunter geladen werden kann. Literatur
Weitere Literaturhinweise mit einer kritischen Besprechung finden sich in dem Aufsatz 'SAP kontrollieren - aber wie?', der als pdf-Datei (227 KB) herunter geladen werden kann. |